Dokumentcontroller till Informationsförvaltningsenheten i Upplands Väsby

Är du en engagerad och relationsskapande person som trivs med ett varierat uppdrag? Har du intresse för utveckling inom dokument- och ärendehantering? Vi söker nu en dokumentcontroller som vill vara med att utveckla kommunens informationsförvaltning. 

Vi erbjuder dig

Hos oss ingår du i en arbetsgrupp som består av dokumentcontrollers och arkivarier. Här finns möjlighet att påverka kommunens arbetssätt i informationshanteringsfrågor. Du blir en del av arbetsgruppen där vi tillsammans månar om ett gott arbetsklimat och samarbete. Genom ett öppet och konstruktivt kunskapsutbyte utvecklar vi kommunens informationsförvaltning.  Du har också möjlighet att arbeta hemifrån när arbetet är tillåter.

Om oss

Informationsförvaltningsenheten är en central funktion i kommunen som stödjer samtliga nämnder, styrelser och kontor i kommunens systematiska informationsförvaltningsarbete. Informationsförvaltningsenheten är organisatoriskt placerad under avdelning medborgarservice och kansli som består av informationsförvaltningsenheten, Väsby Direkt och enheten för nämndadministration. Enheten leds av en enhetschef.

Om tjänsten

Dokumentcontrollersfunktionen är den centrala funktionen som arbetar med att säkerställa organisationens informationsflöde. Du har en nyckelroll i kommunens dokument- och ärendehantering. I arbetet ingår postöppning, diarieföring, hantering och klassificering av allmänna handlingar, hantering av begäran om allmänna handlingar inklusive sekretessprövning, samt att bevaka nämndernas funktionsbrevlådor. Du fördelar inkomna ärenden, samt avslutar ärenden i kommunens centrala ärendehanteringssystem. Du deltar i projekt för vidareutveckling av digital ärendehantering. Tillsammans med dina kollegor ger du råd och stöd till kommunens verksamheter i informationshanteringsfrågor. Du tar fram material för och håller i utbildningar. Andra sedvanliga arbetsuppgifter för registrator ingår också i tjänsten. Utredningsarbete inom området kan förekomma.  

I rollen ingår också att vara objektspecialist för kommunens centrala dokument- och ärendehanteringssystem. Du är förvaltningsledarens kontaktyta mot användarna där du arbetar operativt för att ge systemets användare stöd. Du kommer också vara systemadministratör.

Arbetet är omväxlande och stimulerande och innebär många kontakter med bland annat handläggare på kontoren, IT, förvaltningsledare, dokument- och ärendehanteringssystemets användare, medborgare och politiker. Tjänsten är placerad i säkerhetsklass. Det innebär att en säkerhetsprövning kommer att genomföras inför anställning i enlighet med säkerhetsskyddslagen. 6 månader provanställning kan komma att tillämpas.

Är du den vi söker:

Vi söker dig som har:

• relevant utbildning inom dokumenthantering eller liknande.
• erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.
• god administrativ förmåga.
• goda kunskaper i gällande lagar och regler inom offentlig sektor.
• goda kunskaper i digital dokumenthantering.
• grundläggande IT-kunskaper.
• förmåga att uttrycka dig väl i svenska, både muntligt och skriftligt.

Det är meriterande om du har:

• intresse för hantering av personuppgifter.
• arbetat som systemadministratör/objektspecialist.
• erfarenhet av diarieföring-/ärendehanteringssystem t.ex. Lex.
• intresse för digitalisering av ärendehanteringsprocess.
• erfarenhet av processbaserad informationsredovisning.

Personliga egenskaper som krävs för tjänsten är att du är noggrann, serviceinriktad och kommunikativ. Du har en god samarbetsförmåga, trivs i en omväxlande roll och har förmåga att hantera stress. För att lyckas i rollen som dokumentcontroller behöver du också vara självgående och bra på att organisera och prioritera dina arbetsuppgifter.